2010年のタスク管理方法を振り返ってみる

iPhone Mac GTD

今年も色々なタスク管理をiPhone、Mac、iPadで行い、数多くあるGTD、ToDoソフトを使いましたが、どれも一長一短あると感じました。

一言でタスクやToDoと言っても様々な内容・種類があるものの、こうしたタスクの多様性に順応出来るソフトやサービスはまだまだ無いなぁと思った次第です。

それでも、自分なりの試行錯誤を重ね、task oriented で優れた（自分に合った）アプリケーションを選択することにより、タスク管理が便利に落ち着いてきた1年であった感があります。実際、随分多数のタスク処理を昨年までよりも迅速に出来ました。

発展途上ではありますが、現時点におけるタスク管理方法を覚え書きしてみます。




１）収集、処理、整理の入り口はToodledo


どんなGTDにしろToDoにしろ、まず書き出し（入力）しなくては話になりません。目に見えない頭の中のゴチャゴチャを信頼出来る道具に書き出して、見える形にすることで、安心を得る作業が自分にとってのGTDでありToDo管理ですので、"高い連携性"を有し、"すぐに"、"どこでも"入力できるToodledoを重用しています。

  • Toodledoの使用環境

iPhoneでは、手書きメモはTouchwriter、音声メモはNote2Selfを使いサクサクとToodledoにメールで送信。Gmailで発生したToDoも自分のToodledoのメールアドレスに転送しています。

メールする時には、#、>、!、＠記号を良く用いています。
#・・・・ #12/31/10で締め切りは2010年12月31日などと設定
>・・・・ >12/31/10で開始は2010年12月31日などと設定
! ・・・・ !の数だけ優先順位を上げる
@・・・・ @〜で、誰に頼むことか、どこですることかを記録する

また、フリック入力するメモは速TodoでToodledoにアップすることで一手間省いています。

Macでは、ToodleChrome、iGoogleの追加ガジェット、Gmailのサイドバー導入などで、どこでも、いつでも入力環境を整備しています。

  • タスク管理のポータルとしてToodledoの良いところ

Toodledoは、Web画面でもiPhoneアプリでもタスクの一覧性が高く、重要なタスクから並べることが出来、位置情報サービスを利用可能であり、iPhoneの予定表アプリとして使っているPocketInformantとの連携も便利な点、中々優れたアンドロイドアプリもある点も良いところかと。いずれにしても、まずToodledoに書き出した時点で、収集、処理、整理は、大凡終わっています。

その後、iPhoneやMacでタスクのレビュー作業に入ります。基本的には毎朝見ています。


２）実行はToodledo、Omnifocus、Nozbeの使い分け

  • 一人で終わってしまうタスク、資料を必要としないタスク


これはプロジェクトであったとしてもToodledoのみで終わりです（笑）

  • 複数のコンテキスト（人や場所）がからむタスク


Ominifocusを主に利用しており、ToodledoからOminifocusへタスクを移動することが、まずは自分のプロジェクト処理のスタートになっています。

Ominifocusは、一覧性が非常に高く、プロジェクト、コンテキスト、タスクを色々な切り口で立体的に見直すことが出来るので、構成するタスクが多く、終了までに長時間必要とするプロジェクトの管理に向いていると思います。

iPadアプリも秀逸なので、深夜の自宅やサードプレースなどで邪魔されず、一人で次の対応を色々と考える際にも向いていると思っています。

Omnifocusの欠点としては、他のサービスとの連携は劣っていることが挙げられます。

  • たくさんの資料がからむタスク


今年の初めまでは、こうしたタスク処理に良いサービスが無かった気がします。そんな中で出てきたのがNozbe。Nozbeは、

  • プロジェクト名とEvernoteのタグ名を同一にすることで、Evenoteの情報を取り込める
  • Google Calendarとの連携が良い（時間帯も指定出来る）
  • GTDの考えに忠実

といメリットがあり、たくさんの資料を要するプロジェクト管理向きであると思います。

EvernoteとシェイクハンドしてくれるGTDサービスの出現は、実際に使ってみてなるほど便利と感じ、すぐに生活に溶け込みました。

自分の場合は、Evernote→Nozbeという形でプロジェクト作成することもしばしばあります。Evernoteに溜まった情報からアイデアが出現し、そのアイデアが自分のタスクやプロジェクトになるといった感じでしょうか？これは自発的なタスクであり、楽しい作業でもあります。

iPhoneアプリの使い勝手はあまり良くないので、まだNozbeに集約しようとうは思わないのですが、良いサービスが出てきてくれたと感謝しています。

  • まとめ

それなりに費用はかかりましたが、来年もお世話になるどれも貴重なサービスであると思います（全くまとめになっていない）。