Omnifocus、Appigo ToDo/Toodledo、Evernoteの連携を考える
最近仕事の内容がドンドン複雑化し、多数の案件が毎日舞い込んでくるため、いかに能率良くこなしていくかが喫緊の課題になっています。そんな時に役立つのはiPhoneとその関連ソフト。
Appigo ToDoにしても、Toodledoにしても、昨日記載したように、拡張性や連携性は良いですし、GTD的管理も出来るのですが、少し複雑なプロジェクトになると使い勝手が悪くなります。
キラーアプリであるEvernoteもデータの収集には良いのですが、元来GTDを意識して作られているわけではないので、これのみでGTDやToDoを管理することは面倒です。また"貯めていく"作業が基本のEvernoteにGTDやToDoといった"消す"作業を入れることは合わないともされています。
一方、Omnifocusは高いソフトですが、Project（2個以上のAction)、Context (アクションに必要な条件）を簡単に切り替えて閲覧出来る機能が付いおり、GTD を運用しやすいという利点を備えています。その他、
- 一覧性が高い
- プロジェクトを親フォルダ、子フォルダ・・・と分類出来る
- 複数の人、場所、機器などが絡むプロジェクトでも管理しやすい
- Mac使いであれば、母艦との連携がスムーズ
などが、他のToDo系のソフトに比べて良い点かと思います。
欠点としては、拡張性（連携性）が高くないことで、写真を撮る、録音するといった項目はありますが、
が挙げられます。
また、設定項目が多く、期日指定の画面まですぐに到達出来ないので、期日＋多少のGTD的要素で済むToDoについては、他のToDoソフトの方が楽です。
欠点を克服するためには、いかに収集した情報とOminifocusとを連携してスムーズに処理、整理出来るかが重要になってきます。自分の場合、GmailもしくはEvernote経由でToDo/GTDの発生する比率が高いのですが、MacのOminifocusには、自分のMacのMailソフトへ送られたメールの中で特定の文字が付いている件名については、自動的にOminifocusのinbox取り込まれる機能があります。
そこで以下のように設定をしてみました
文字をfwとした理由は、Gmailで転送する際には頭文字にFwd、Evernoteで転送する際にはfwが必ず入るからです。これで自分の@me.comへ転送すれば、Macでメールソフトを開いたときに自動的にOminifocusのInboxにメールやEvernoteのテキスト内容が入ります。ToodledoとOmnifocusの両方へ転送する際には、TextExpanderで/oにMacのmailのプライベートアドレス（@me.com)とToodledoのアドレスを登録しておくと一手間省くことが出来て便利です。
基本的にテキストベースの情報しかOminifocusには入らないのですが、自分の場合、Evernoteへ来た添付ファイルはほとんどEvernoteへ転送されるように設定していますし、EvernoteとOmnifocus内のファイルの名前は、Fw(d)以外は同じですので、関連ファイルを探したいときでも、タイトルの文字をコピペすればSpotlightですぐに検索が可能です。
結果として
- すぐにAction出来る、もしくは2−3のActionによるProjectで済むタスクはAppigo ToDo/Toodledo/Pocket Informant
- Contextが多いタスクはOmnifocus
- 資料、いつかするリストは、全てGTD＋αのタグを付けてEvernoteへ
こんな感じでToDo、GTD している今日この頃です。
